11月29日，貴州電網公司企業集團數字檔案館（室）試點建設順利通過驗收，標志著檔案邁入了一個全新的智能管理時代。

在數“智”化浪潮的推動下，檔案管理領域正經歷著一場深刻的變革。2023年，國家檔案局明確中國南方電網有限責任公司（以下簡稱“南方電網公司”）作為全國首批企業集團數字檔案館（室）試點單位之一。作為檔案管理改革的先行者，貴州電網公司多措並舉深化檔案改革創新實踐，通過兩年潛心打磨數字化檔案信息管理平台，積極響應國家關於檔案查詢“最多跑一次”改革的要求，著力打造一個存量數字化和增量電子化的數字化檔案應用平台。

數字轉型：檔案管理的革新之路

在當今數字化、信息化高速發展的時代，檔案管理也迎來了前所未有的變革。數字化轉型，作為這場變革的核心驅動力，正在引領檔案管理走向一條全新的革新之路。

“傳統的檔案管理方式往往依賴於紙質檔案，這不僅在存儲、檢索和使用上存在著諸多不便，而且在信息的保密性、完整性和安全性方面也存在一定的隱患。”貴州電網公司信息中心辦公室主任宋魯男說，但檔案全流程閉環管理的信息化可以實現檔案迅速分類、排序，使保存和查找資料更加快捷，更有利於檔案數據保密，提高文件檢索查找文件的准確性，促進檔案建設與數字化賦能技術相結合，是踐行南網向能源產業價值鏈整合商、能源生態系統服務商轉型戰略目標的技術支撐。

隨著數字技術的快速發展，檔案管理開始逐漸擺脫這些束縛，向數字化、信息化方向邁進。2024年11月，貴州電網公司完成企業集團數字檔案館（室）試點建設驗收，通過對存量檔案進行數字化掃描，高標准實施傳統載體檔案數字化工作，根據檔案真實性、完整性、可用性的要求，定期對檔案系統進行數據校驗，形成了與數字化加工同步進行質量驗收機制，發現錯誤100%修正，夯實電子檔案數據質量，確保檔案系統數據好用、能用的同時實現了檔案的統一管理，極大地減少了檔案工作人員勞動強度和時間。

“傳統的檔案管理，查閱資料必須查閱人員到單位履行審批流程，到檔案室挨個查找，效率非常低下”貴州電網公司信息中心檔案管理員回憶到。但在數字化技術的支持下，徹底打破了時間、空間的限制，檔案管理實現數字化后，隻需通過檔案管理應用系統，就可以方便、快速地查閱檔案數據，不僅節約了大量查閱時間，還大大減輕了檔案管理員的工作量。

安全存儲：數字檔案的穩定之基

數字化轉型為檔案管理帶來了眾多顯著的益處，然而，在這一轉型進程中，檔案管理同樣遭遇了不少難題與挑戰。例如，如何防止信息的泄露和篡改，以及如何保障數字化檔案系統的穩定性和安全性等問題，都需要深入探討與解決。為了解決這些問題，貴州電網公司開發了磁光電混合存儲平台，保障檔案數據的長期備份安全，為檔案管理工作提供了靈活方便安全的數據管理功能。

磁光電混合存儲平台通過採用藍光存儲技術，對檔案數據進行備份，實現對具有保存價值的檔案數據進行長期安全存儲，避免因病毒破壞、誤操作、惡意刪改和自然災害等因素對檔案數據造成的破壞，保証了檔案數據的真實性、完整性、可用性和安全性，同時該平台服務端積極推進國產化適配，為加快推進關鍵數據的自主可控提供了保障，確保能源數據安全。

“此次試點工作成功實現了檔案的數字化管理，通過磁光電混合存儲平台的搭建，借助國產化適配所構建的安全防護網絡，確保在技術層面實現自主可控，全方位提升系統安全性，為檔案業務提供有力的技術支撐和保障服務。下一步，我們將繼續努力，著力打造一個存量數字化和增量電子化的數字化檔案應用平台，努力推動數字檔案館建設試點工作取得更大的成效。”貴州電網公司信息中心檔案系統管理員陸岫昶說。

創新利用：檔案價值的釋放之道

數字轉型還推動了檔案管理模式的創新。傳統的檔案管理往往注重檔案的保存和管理，而數字轉型則更加注重檔案的開發和利用。

照片檔案，作為傳統檔案中極具直觀性與形象性的重要載體之一，以其獨特的視覺呈現方式記錄著往昔歲月的關鍵瞬間與豐富信息。而現有照片存儲利用手段已不能滿足工作對時間和效率的要求，且照片分散在採集者手中，對后期的照片查找、利用造成了極大的不便，同時照片數據也存在丟失的風險。為此，貴州電網公司打造了一套智能的照片管理系統，針對傳統檔案管理對照片檔案內容識別僅依靠文字說明和部分文字著錄不足的缺點，通過智能識別技術對照片檔案中的內容進行特征提取並標記，實現“以圖搜圖”，提升檔案元數據准確性，充分釋放照片檔案的隱藏價值。

該系統運用智能識別技術，精准識別照片中的人物與場景，並自動完成相關信息的著錄。同時，依據預設條件，自動對檔案照片實施分類，有效提升了照片檔案管理的科學性，擴充了檔案信息資源存量。這不僅輔助檔案管理員對照片檔案進行精准判斷、分類與前瞻性預測，還為檔案利用者開辟了便捷高效的服務通道，徹底扭轉了傳統照片檔案管理與利用的雙重困境，進一步推動了檔案價值的深度挖掘與充分利用。

制度先行：檔案管理的合規之路

“檔案管理是組織管理工作中的關鍵環節，它涉及到組織信息的保存、利用和傳承。在信息化和數字化時代背景下，檔案管理的合規性顯得尤為重要。我們必須堅持‘制度先行’的原則，通過建立健全的檔案管理制度，全面規范檔案管理流程，提升檔案管理水平。”貴州電網公司辦公室保密文檔科相關負責人表示。

堅持依法合規管檔治檔，強化檔案制度體系建設。根據南方電網公司最新檔案管理制度，貴州電網公司陸續承接制定本地化的數字檔案館（室）人員崗位職責的制度規范、電子檔案管理信息系統運行維護制度規范、電子檔案管理信息系統的機房管理制度規范、檔案數字化加工場所及過程管理的制度規范、電子檔案管理信息系統安全與保密管理的制度規范、業務系統電子文件歸檔和電子檔案管理制度規范等制度文件，積極組織培訓與宣貫，嚴肅制度執行的剛性。“制度先行”是全面規范檔案管理的核心所在，唯有持續健全檔案管理制度體系，強化制度執行力度，著力提升管理人員專業素養，高度重視並大力推進信息化建設進程，方能推動檔案管理向更高水平、更高質量發展。

貴州電網公司信息中心主要負責人陳卿表示，接下來，將加強人、財、物等資源的支持，強化責任落實，加強技術管控和激勵，推動檔案改革進一步走深走實。（萬欣欣、羅蘭）

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